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Comment bien choisir son PMS ?

Que vous soyez un camping ou un hôtel, vous avez forcément besoin d’avoir un PMS. C’est un outil indispensable et nécessaire à la bonne gestion de votre établissement. Et aujourd’hui, de par les nombreuses solutions qui existent sur le marché et qui offrent des services de plus en plus poussés à leurs utilisateurs, trouvez le bon outil est devenue une étape fastidieuse. Dans cet article vous trouverez quelques conseils pour bien choisir le vôtre !

Indépendant ou groupe, camping, résidence ou hôtel, le PMS (Property Management System) est l’outil indispensable pour la bonne gestion de son activité. Il est devenu au fil des années le centre névralgique de la gestion d’un établissement.

La grande mutation du marché des PMS portée par l’avènement du Cloud et des API conduit à la fois des acteurs de petite taille à être très compétitifs fonctionnellement et opérationnellement mais également les PMS « legacy » à opérer leur mue technologique vers le Cloud et l’ouverture de leur marketplace. En l’espace de 10 ans, le marché a été révolutionné par cette mutation technologique. Attirant ainsi de nouveaux acteurs qui proposent une offre différente en matière de :

  • Coûts d’acquisition, en éliminant les investissements lourds
  • Connectivité, en ouvrant les systèmes
  • État d’esprit, en créant des environnement centrés-clients

Aujourd’hui, quel que soit leur point de départ, de nombreux PMS convergent vers ces mutations devenues structurelles.

La transition digitale du secteur hôtelier s’est traduite par la mutation du PMS en véritable plateforme de gestion centralisant les différentes tâches et activités d’un établissement ou d’un groupe d’établissements grâce à des fonctionnalités natives ou via des applications tierces connectées.

Aux fonctionnalités de gestion de type E.R.P. (planning, facturation) se sont agrégées les briques de l’ensemble des services de gestion hôtelière : satisfaction client, CRM, marketing digital, Revenue Management, MICE, e-distribution, POS restauration, spa, conciergerie…

Trouver le PMS adapté à son portefeuille d’établissements peut s’avérer être un casse-tête. D’autant plus que la méthode choisie pour trouver le bon fournisseur peut être déterminante dans la réussite d’un tel projet.

Nous vous donnons donc quelques conseils pour bien préparer votre recherche et vous aider à choisir le PMS le plus adapté à votre situation.

Créer une équipe projet

Le PMS est le centre névralgique de la gestion d’un hôtel ou d’un groupe il est donc indispensable de créer une équipe projet généralement constituée par l’ensemble des services du groupe ou de l’établissement pour évaluer les risques, les besoins et les opportunités. Cette équipe projet est idéalement pilotée par un intervenant externe.

Il vous apportera son expertise et un regard plus neutre face à vos besoins. Le tout, en impliquant l’ensemble des parties prenantes et tous les métiers du groupe ou de l’hôtel : direction, réception, sales & marketing, revenue management, F&B, comptabilité etc.

Avoir une vision d’ensemble

Une vision d’ensemble est primordiale car le choix d’un PMS est un réel investissement sur le moyen/long terme. En moyenne, la durée moyenne d’un PMS en France est de 8 ans. Il est donc important de se projeter dans le futur, pour réfléchir aux potentielles fonctionnalités dont vous pourrez avoir besoin.

  • Réaliser un audit de l’existant pour avoir une réflexion d’ensemble sur l’écosystème tech et non sur le seul PMS ;
  • Rédiger une expression de besoin en entonnoir et sur mesure : matrice de maturité par module, hiérarchisation des modules puis « scoring » des fonctionnalités. Attention à bien tenir compte de la non-régression et des besoins relatifs à la stratégie à moyen/long terme ;
  • Evaluez le budget global sur trois ans minimum, et tournez -vous vers les solutions en cloud, souvent moins couteuses et plus évolutives, en cas de petit budget.

Ne pas se focaliser uniquement sur les fonctionnalités natives

Souvent, lors de l’expression de besoin, on tend à se focaliser sur une ou des fonctionnalités précises, or elles peuvent être la résultante de croyances limitatives. Pour une utilisation optimale et un réel retour sur investissement, il vous faudra aussi tenir compte d’autres variables telles que :

  • La profondeur de la Marketplace et la structure des coûts de connexion. En effet, plus elle est importante et plus vous aurez d’applications et d’intégrations à votre portée (RMS, CRM, Satisfaction) ;
  • Le niveau d’accompagnement au déploiement ;
  • La qualité du support quotidien : technique et métier ;
  • Le versioning (évolutions et déploiement des nouvelles versions).

Scorer les différentes dimensions

Scorer et pondérer reste le meilleur moyen pour comparer différentes dimensions : fonctionnalités natives, complémentaires, adéquation aux besoins, budget.

Vous avez terminé votre audit et votre expression de besoins ? Il ne vous reste plus qu’à opérer un premier tri. Pour ce faire, vous pouvez soit contacter les PMS, soit consulter les avis des utilisateurs sur des plateformes tels que Hotel Tech Report ou encore Capterra. Cela vous permettra d’identifier trois ou quatre solutions et mener des auditions plus poussées. 2 sessions par PMS peuvent être envisagées.

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour choisir le meilleur PMS pour votre établissement !

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